Wie organisiert man seine Vertretung?

Wenn Sie aus familiären oder medizinischen Gründen der Arbeit fernbleiben müssen, werden Sie vermutlich auf eine Vertretung zurückgreifen, damit Ihre Praxis weiter funktioniert. Mit einem organisierten und methodischen Vorgehen können Sie Ihre Tätigkeit ganz entspannt für einige Wochen oder Monate abgeben. Die Ziele? Die Patienten vorbereiten, die Vertretung gut über die Funktionsweise der Praxis aufklären und sicherstellen, dass alle administrativen Anforderungen beachtet werden.

Sich vertreten zu lassen bringt das Risiko mit sich, ein paar Patienten zu verlieren. Um dieses Risiko zu reduzieren, ist es wichtig, den Therapeuten oder die Therapeutin, die Ihre Tätigkeit während Ihrer Abwesenheit übernehmen soll, gut auszuwählen. Dann können Sie bei Mutterschutz, Krankheit, Urlaub oder vorübergehender Verhinderung auf die Kompetenzen eines Therapeuten zählen, der in derselben Disziplin komplementärer Medizin wie Sie ausgebildet wurde und dazu berechtigt ist, als Selbstständiger zu arbeiten. In den meisten Fällen gehört Ihre Vertretung bereits zu Ihren beruflichen Kontakten und Sie kennen die Kompetenzen und Arbeitsweise. Wenn das nicht der Fall ist, können Sie bei den Verbänden oder Stiftungen anfragen (Naturärzte Vereinigung Schweiz, ASCA, Fachverband Traditionelle Chinesische Medizin…), die Verzeichnisse von Therapeuten haben oder eventuell entsprechende Kleinanzeigen schalten können.
Für die Person, die während Ihrer Abwesenheit Ihre Tätigkeit übernimmt, kann die Vertretung ein ausgezeichneter Weg sein, um in den Beruf zu starten und die Ausübung dessen als Selbstständige kennenzulernen.

Informationen über Patienten weitergeben 

Wenn Sie Ihre Vertretung ausgewählt haben, müssen Sie ein paar logistische Entscheidungen treffen: kommen die Patienten in deren Praxis oder in Ihre? Wie viel Arbeit muss ungefähr übernommen werden? Wenn diese Fragen beantwortet sind, müssen die Akten jedes Patienten durchgegangen werden, den die Vertretung übernehmen wird. Diese Akte enthält alle Informationen zum Patienten, insbesondere die Anamnese, das Ergebnis der klinischen Untersuchung und die ausgeführten Analysen, die Bewertung der Situation, die angebotene Behandlung und die letztendlich geleistete Behandlung. Natürlich geht es nicht darum, alle Akten ganz zu lesen, sondern darum, sicherzugehen, dass sie vollständig und aktuell sind. Bei diesem Überblick über Ihre Patienten können Sie auch persönliche Kommentare hinzufügen, die nicht unbedingt in der Akte festgehalten werden. In den ersten Tagen Ihrer Abwesenheit kann es nützlich sein, sich – wenn möglich – zu telefonischen Gesprächen mit Ihrer Vertretung zu verabreden. Sie können auch eine regelmässige Videokonferenz ansetzen, um über aufgetretene Schwierigkeiten zu sprechen. Diese Unterstützung, die Sie auf Distanz leisten, ist sowohl hilfreich für Ihre Vertretung als auch für Ihre Patienten.

Die Patienten über die Abwesenheit informieren

Wie Sie höchstwahrscheinlich wissen, braucht es im Allgemeinen ein bis drei Jahre, um einen Patientenstamm aufzubauen. Es ist also unabdingbar, eine vorübergehende Abwesenheit gut vorzubereiten. Führen Sie mit jedem Patienten beim letzten Treffen vor Ihrer Pause ein informatives und beruhigendes Gespräch. Zögern Sie nicht, Details über das berufliche Profil Ihrer Vertretung zur Verfügung zu stellen. Falls jemand noch weitere Sorgen hat, können Sie darauf hinweisen, dass Sie das gute Funktionieren der Praxis aus der Ferne verfolgen werden und Ihre Vertretung mit Ihnen in Kontakt sein wird, um sicherzugehen, dass die Behandlung unter den bestmöglichen Bedingungen stattfindet. 

Die administrativen Formalitäten

In der Schweiz fallen Gesundheitsfragen in die Zuständigkeit der 26 Kantone, daher gibt es manchmal einen Mangel an Einheitlichkeit. In den Gesetzestexten, die alle Kantone betreffen, steht jedoch: „Eine Person, die selbstständig einen Beruf im Gesundheitswesen ausübt, kann sich vorübergehend an ihrem Arbeitsort vertreten lassen aufgrund von Weiterbildung, Urlaub, Militärdienst, Mutterschaftsurlaub oder aus gesundheitlichen Gründen“. In der Praxis kann jeder Kanton entscheiden, ob der vertretene Therapeut das (kantonale Gesundheits-)Departement informieren und dessen Genehmigung einholen muss. Für eine Osteopathin oder einen medizinischen Masseur im Kanton Waadt oder Genf gilt, dass „die Personen, die berechtigt sind, einen Beruf im Gesundheitswesen auszuüben, und sich vertreten lassen wollen, die Genehmigung des Departements einholen müssen. Die Vertretung muss ein Diplom besitzen, das vom Departement anerkannt wird“. Um sich Sorgen zu ersparen, können Sie dem Ratschlag eines Anwalts folgen und einen Vertretungsvertrag aufsetzen, der die Regeln festhält und bei einem Rechtsstreit als Referenz dienen kann. Dieser Vertrag muss folgende Elemente enthalten: Name und Vorname der Parteien, Dauer der Vertretung, Summe der Abtretung der Honorare und eine Schlichtungsklausel im Falle eines Rechtsstreits. Ausserdem können Sie Ihre zivilrechtliche Berufshaftung auf die Anstellung einer Vertretung ausweiten. 

Informieren Sie sich bei Ihrer Versicherung über die Modalitäten und Preise dieser Ausweitung der beruflichen Haftung. Und schliesslich informieren Sie unbedingt vor Ihrer Abwesenheit Ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Dienstleister, passen Sie den Google-Eintrag und die Webseite an und richten Sie eine automatische Weiterleitung Ihres beruflichen Mailkontos und Ihres Anrufbeantworters ein.Dann können Sie sich mit gutem Gewissen verabschieden!